深堀り！Forms研究！
＜設定編＞
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深掘り！Forms設定！
Microsoft Formsを使い込んでいくと「こんな設定はできないの？」と思うこともあるはず。
そこで今回はFormsの設定方法について深堀りしてみたいと思います。
回答の送信と収集
最初に回答者の設定について、より詳しく見ていきましょう。
Forms画面右上の［回答を収集］ボタンを押して［回答の送信と収集］画面を開きます。
このフォームに入力できるユーザー
すべてのユーザーが回答可能
フォーム作成者が所属する組織内の方・組織外の方ともに回答できます。
回答者の名前を自動で記録したり、答える回数を制限することはできないので注意しましょう。
回答者の情報が必要な時は、フォームに［氏名］［所属部署］［メールアドレス］などを記入する質問を加え、必須入力にします。
自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能
フォーム作成者と同じ組織に所属する方が回答できます。
回答者の名前を自動で記録したり、答える回数を１人１回に制限することができます。
回答者の名前を記録する場合には［名前を記録］にチェックを入れます。
［名前を記録］をONにすると、回答記録Excelの［Name］列にユーザーのMicrosoftアカウントの名前が記録され、［Email］列にMicrosoftアカウントのメールアドレスが記録されます。また、フォームの上部に「このフォームを送信すると所有者に名前とメールアドレスが表示されます」というメッセージが表示されます。
答える回数を１人１回にするには［１人につき１つの回答］にチェックを入れます。
自分の所属組織内のユーザーを対象とすると、回答者の情報を取得することができるので、１人１回のみというように答える回数をコントロールできるようになります。
自分の所属組織内の特定のユーザーが回答可能
フォーム作成者と同じ組織に所属する方のうち、さらに特定の方のみが回答できます。
［自分の所属組織内の特定のユーザーが回答可能］を選択すると、その下に［名前、グループ、またはメールアドレスを入力］という入力欄が表示されるので、ここにフォームの対象グループ・対象者を指定します。
［自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能］と同様の手順で［名前を記録］［１人につき１つの回答］を設定することができます。
設定
ここからは設定画面を見ていきます。
Forms画面右上の […］＞［設定］を開きます。
回答のオプション
回答を受け付ける
フォームを新規作成すると［回答を受け付ける］はチェックされていて、受付中の状態になっています。
このチェックをはずしてフォームの利用を終了すると、回答者がフォームのURLを開いても「このフォームは終了しています」というメッセージが表示され、回答できなくなります。
［受信者へのメッセージ］欄を使って、受付終了後にフォームへアクセスした方へのメッセージを設定することもできます。
開始日・終了日
フォーム受付の開始日時と終了日時を指定できます。
開始日時になるとフォームを利用できるようになり、終了日時になるとフォームにアクセスできなくなります。
期間を設定する
回答する時間を分単位で指定します。回答者は時間内にフォームを送信する必要があります。
回答時間を過ぎると、自動的にフォームが送信され、フォームへの入力は終了となります。クイズやテストの時間制限を設定するのに近いですね。
質問をシャッフル
［質問をシャッフル］をチェックすると、回答者によって質問をランダムに表示します。
ただし、セクションを利用してフォームを複数ページに分けている場合には、［質問をシャッフル］を使うことはできません。
進捗状況バーの表示
フォーム入力時に画面に進捗状況バーを表示します。
進捗状況バーはセクションを利用している時のみ表示することができます。”フォームが１ページに収まっている時は進捗状況はすぐにわかるから”でしょうか。
”別の回答を送信”を非表示にする
通常、フォームを送信すると、最後のページに［別の回答を送信］というリンクが表示され、フォームを再度送信することができます。
この［別の回答を送信］のリンクを非表示にしたい時は［”別の回答を送信”を非表示にする］にチェックを入れます。
お礼のメッセージをカスタマイズ
回答を送信すると、最後のページに「ありがとうございます」というメッセージが表示されます。
これに続けてメッセージを加えたい場合には［お礼のメッセージをカスタマイズ］をチェックして追加するメッセージを入力します。
お礼メッセージには、文章以外にウェブサイトのリンクなども掲載することができます。
次はフォームに回答があった時の対応方法を設定します。
応答の受信確認
送信後に応答の受信を許可する
［送信後に応答の受信を許可する］をチェックすると、回答者はフォーム送信後の画面から自分の回答内容をPDF形式でダウンロードすることができるようになります。
各回答の通知をメールで受け取る
回答者がフォームを送信すると、フォームの作成者に”回答があった”という通知メールが届きます。
フォームの所有者が個人ユーザーではなくグループの場合、通知メールはグループのMicrosoftアカウントメールアドレスに送信されます。
回答の記録
最後に回答記録についての設定を見ていきましょう。
回答の記録
回答の確認
フォームの回答内容は、Formsの応答タブで見ることができますが、回答記録Excelを開いて詳細を確認することもできます。
Excelファイル上で回答内容を確認する方法は２つあります。どちらも参照するExcelは同じファイルです。
確認方法１：該当フォームの応答タブを開き［Excelで開く］ボタンを押します。
確認方法２：フォーム作成時に作ったSharePoint／OneDrive上の回答記録Excelを直接開きます。
応答タブの回答記録をリセットする
フォームを作成して何度もテストを行った時などに、回答記録をリセットしたいことがあります。
そんな時は、次の手順で保存されている記録を削除しましょう。
応答タブを開き、画面右上にある［…］＞［すべての回答を削除］をクリックします。
これで、応答タブに表示されていた回答データはすべて削除されます。
！注意！
応答タブの回答をリセットしても、回答記録Excelに保存されたデータは削除されません。
回答記録Excelの内容もリセットするには、次に紹介する「回答記録Excelをリセットする」↓↓↓の手順に進みます。
回答記録Excelをリセットする
応答タブを開き、画面右上にある［…］＞［すべての回答を新しいブックへ同期する］をクリックします。
SharePointまたはOneDrive上に新しい回答記録Excelが作成され、それ以降の回答は新しいファイルに保存されます。
新しい回答記録Excelを作成すると、古い方のファイルは更新されなくなります。
深掘り！Forms研究！第１弾、完了。
シンプルそうに見えて、割と深掘りできました。
他にも今回扱っていない設定項目や新機能が出てくるはずです。みなさんも独自の深掘り第２弾、第３弾…をしてみてください。
Forms作成の入門編は 5ステップで簡単！Microsoft Formsでアンケートを作ろう！ をご覧ください。
